Archive for März, 2009

Flip-Chart: Nützlicher Helfer in jeder Besprechung

Sonntag, März 22nd, 2009

Flip ChartZum Standard eines guten Besprechungsraume gehört ein Flip-Chart. Meist steht es unbeachtet in der Ecke. Dabei würden viele Besprechungen viel effektiver verlaufen, wenn nicht nur geredet, sondern auch Fragestellungen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart visualisiert würden. Mich persönlich macht es immer schon unruhig, wenn nach einer halben Stunde nach Besprechungsbeginn das Flip-Chart immer noch leer ist. „Haben wir vergessen, etwas Wichtiges zu notieren“, frage ich mich dann. Jeder Teilnehmer nimmt von einem Meeting nur das mit, woran er sich erinnert.

Der Flip-Chart ist zu einem unverzichtbaren Medium für Besprechungsräume geworden. Dies liegt daran, dass er erstens leicht im Raum bewegt werden kann; zweitens können die einzelnen Charts sichtbar an Wände gehängt werden, womit sie für alle Teilnehmer sichtbar sind und dritten können die erstellten Charts aufgehoben und wieder verwendet werden.

Mit den folgenden Tipps setzen Sie das Flip Chart optimal bei einer Besprechung ein.

  • Prüfen Sie, ob genügend Papier auf dem Flip-Chart Ständer vorhanden ist.
  • Machen Sie sich mit der Mechanik vertraut, bevor Sie den Flip-Chart einsetzen.
  • Legen Sie geeignete Stifte für den Anschrieb bereit.
  • Verschließen sie die Stifte immer, damit sie nicht austrocknen.
  • Stellen sie den Flip-Chart im Raum so auf, dass er von allen Teilnehmern eingesehen werden kann.
  • Notieren Sie Fragen und Problemstellungen, die während einer Besprechung diskutiert werden auf das Flip Chart.
  • Halten Sie Besprechungsergebnisse fest. 
  • Strukturieren Sie die Inhalte auf dem Flip-Chart
  • Schreiben Sie so, dass alle Teilnehmer es gut lesen können.

Flip Charts können leicht fotografiert werden. Die Ergebnisse können so sofort nach der Besprechung jedem Teilnehmer mit einer E-Mail zugesandt werden.

Wissenswert: Wie oft haben Sie das Wort Flip-Chart schon gebracht. Vielleicht ohne zu wissen, was das Wort eigentlich bedeutet. Hier ist die Erklärung: Das Wort Flip-Chart ist ein Kunstwort. Es setzt sich aus den Teilen Flip, was soviel wie nach hinten umklappen bedeutet, und Chart, was eine Bezeichnung für Karte ist, zusammen. Die Flipchart wurde von John Henry Patterson, dem US-amerikanischen Vertriebspionier und Unternehmensgründer der NCR Corporation, erfunden. Es ist ist also ein Gestell, auf dem Papierbögen so aufgehängt werden, dass sie nach hinten umgeschlagen werden können. Die Papierbögen haben eine Größe von: 84,1 x 59,4 cm (DIN A1). Die beschriebenen Flip-Chart-Blätter werden als Flips oder Charts bezeichnet.

Mehr zum Flip-Chart finden Sie in der Wikipedia

Besprechungsleitung: Mehr als nur das Wort erteilen

Sonntag, März 15th, 2009

Wenn ein Lebewesen von einem anderen Planeten einen Besprechungsleiter beobachtet, dann würde er darüber folgendes berichten können.
„Der Besprechungsleiter ist eine Frau oder ein Mann, der die Besprechung eröffnet, den anderen im Raum sagt, wie sie sich verhalten sollen, ihnen das Wort erteilt, Verstöße gegen die Regeln ahndet, bei Abstimmungen die Stimmen zählt, das Protokoll schreibt und die Besprechung beendet.“

Wahrnehmbar sind die formalen Aufgaben in einer Besprechung. Sie sind notwendig und ohne sie würde eine Besprechung in einem vollkommenen Durcheinander enden. Was nicht bei zu wenig Besprechungen und Meetings geschieht. Jedoch der Leiter oder die Leiterin eines Meetings hat noch mehr zu tun, damit am Ende der Besprechung wirklich greif- und umsetzbare Ergebnisse vorhanden sind.

Und dies sind die Steuerungsaufgaben in einem Meeting:

  • Ausgangslage und Besprechungsziel formulieren
  • Vorab- und Hintergrundinformationen geben
  • Positive Gesprächsatmosphäre herstellen
  • Teilnehmer motivieren und aktivieren
  • Auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen
  • Verhindern, dass vom Thema abgewichen wird
  • Zweifel- und Missverständnisse beseitigen
  • Unklare Standpunkte verdeutlichen
  • Für Kompromisse und Konsens bei Entscheidungen sorgen

10 Regeln machen Meetings erfolgreich

Samstag, März 7th, 2009

MeetingGäbe es einen Zufriedenheitsindex für Arbeitssituationen, dann stünde die Unzufriedenheit mit Meetings an der obersten Stelle der Negativskala. Der sichtbarste Ausdruck der Unzufriedenheit ist, dass Mitarbeiter Meetings nicht ernst nehmen und einfach wegbleiben. Viel zu spät merken die Meisten, dass sich gegenseitig nicht gut informiert sind, nebeneinander vor sich hin arbeiten und ein gemeinsames Verständnis die Arbeit fehlt.

Genau dies ist aber die Aufgabe von Meetings: Ein gemeinsames Verständnis über das die Arbeit im Team oder der Abteilung herstellen, Probleme erkennen und von Allen getragene Lösungen finden.
Mit den folgenden 10 Meeting-Regeln machen Sie ihre Arbeit effektiv:

  1. Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Team zu besprechen.
  2. Jeder ist dafür verantwortlich, dass die unsere Regeln für das Meeting eingehalten werden.
  3. Für Verstöße gegen die Regeln haben wir folgendes festgelegt: (Hier legt jedes Team Maßnahmen fest, was passiert, wenn die Regeln verletzt werden)
  4. Meetings werden im Kalender eingetragen und haben gegenüber anderen Terminen Priorität.
  5. Jeder bereitet sich auf das Meeting vor und kommt pünktlich. Wer nicht kommen kann, entschuldigt sich.
  6. Jeder hört zu, wenn andere sprechen und lässt diese ausreden.
  7. Die Wortbeiträge sind kurz und bringen den Sachverhalt auf den Punkt.
  8. Wir nutzen Beamer, Pinnwand und Flip-Chart, um Sachverhalte zu verdeutlichen.
  9. Wir gegeben uns gegenseitig Feedback.
  10. Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen bei der Arbeit zu besprechen.

Telefonieren: Auf den Ton kommt es an

Sonntag, März 1st, 2009

Telefonierender MannDer Ton macht die Musik sagt man. Dies gilt vor allem, wenn Sie telefonieren. Erst in einem Telefongespräch merkt man, wie viele Informationen wir in einem Gespräch visuell übermittel. Köperhaltung, Mimik und Gestik unterstützen das, was wir sagen und sorgen dafür, dass wir selbst bei unklaren Formulierungen verstanden werden. In einem Telefongespräch leistet all das unsere Stimme. Je mehr Sie diese beim Telefonieren bewusst einsetzen, um so besser versteht Sie Ihr Gesprächspartner.

Die Folgenden Faktoren bestimmen, wie gut Sie Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung versteht:

Artikulation:Artikulation bedeutet Lautbildung und heißt sogar wörtlich aus dem Lateinischen übersetzt deutlich sprechen. Verständlich wird die Sprache, wenn Sie jeden einzelnen Laut bewusst formen. Schädlich dagegen ist das Weglassen von einzelnen Silben oder Lauten.
Tipp:Sie trainieren Ihre Artikulation, indem Sie sich einen Korken zwischen die Zähne klemmen und einen Text so deutlich und genau wie möglich zu lesen.

Sprechtempo:Hektisches und schnelles Sprechen erschwert es Ihren Zuhören zu folgen und zu langsames Sprechen erweck den Eindruck, dass Sie ihren Gesprächspartner für begriffsstutzig halten. Streben Sie deshalb eine mittlere Sprechgeschwindigkeit an.
Tipp:Eine gute Sprechgeschwindigkeit erreichen Sie, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was sie gerade sagen.

Lautstärke:Bei Telefonieren haben wir kein Gefühl dafür, wie laut unsere Stimme beim Gegenüber ankommt. Hier bestimmt die Telefonanlage und die Umgebungsgeräusche die Lautstärke mit. Bei einer schlechten Leitung oder lauten Umgebungsgeräuschen neigen wir zum lauten Sprechen. Eine Stimme die jedoch laut aus dem Hörer schallt wirkt unangenehm. Wenn jedoch unser Gesprächspartner sehr laut spricht, dann neigen wir dazu leise zu sprechen. Dann wirkt unsere Stimme schüchtern und unsicher.
Tipp:Verändern Sie den Abstand zum Mikrofon, um die Lautstärke ihrer Stimme zu beeinflussen.

Stimmlage:Wenn wir aufgeregt sind, wird die natürliche Klangfarbe in Richtung der hohen Töne verschoben. Die Wirkung ist jedoch: Ihre Stimme suggeriert Naivität, Unterlegenheit und Dienstfertigkeit.
Tipp:Wenn Sie merken, dass Sie mit einer hohen Stimme sprechen, dann machen Sie eine kurze Sprechpause, konzentrieren sich auf Ihr Ausatmen und senken das Kinn in Richtung Ihres Brustkorbs. Auf diese Weise verringern Sie Ihre Aufregung und Ihre Stimmlage wird wieder tiefer.

Modulation:Sprachmelodie, Sprachrhythmus und Betonung bestimmen, wie gerne Ihnen Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung zuhört.
Tipp:

  • Gewöhnen Sie sich an Ihre Stimme am Ende des Satzes zu senken. So vermitteln Sie Sicherheit und Selbstbewusstsein.
  • Heben Sie Wichtiges hervor, indem Sie es betonen.
  • Machen Sie Sprechpausen

Ausdrucksweise:Am Telefon muss Sie Ihr Gesprächspartner sofort verstehen. Er kann Ihre Wortbeitrag nicht nochmals nachlesen und sich vergessene Wörter ins Gedächtnis rufen. Drücken Sie sich deshalb kurz und einfach aus.
Tipp:
Vermeiden Sie:

  • Schachtelsätze
  • Komplizierte Satzkonstruktionen
  • Lange Aufzählungen
  • Fremd- und Fachwörter
  • Abstrakte Begriffe