Besprechungsleitung: Mehr als nur das Wort erteilen

15.3.2009 von admin.

Wenn ein Lebewesen von einem anderen Planeten einen Besprechungsleiter beobachtet, dann würde er darüber folgendes berichten können.
„Der Besprechungsleiter ist eine Frau oder ein Mann, der die Besprechung eröffnet, den anderen im Raum sagt, wie sie sich verhalten sollen, ihnen das Wort erteilt, Verstöße gegen die Regeln ahndet, bei Abstimmungen die Stimmen zählt, das Protokoll schreibt und die Besprechung beendet.“

Wahrnehmbar sind die formalen Aufgaben in einer Besprechung. Sie sind notwendig und ohne sie würde eine Besprechung in einem vollkommenen Durcheinander enden. Was nicht bei zu wenig Besprechungen und Meetings geschieht. Jedoch der Leiter oder die Leiterin eines Meetings hat noch mehr zu tun, damit am Ende der Besprechung wirklich greif- und umsetzbare Ergebnisse vorhanden sind.

Und dies sind die Steuerungsaufgaben in einem Meeting:

• Ausgangslage und Besprechungsziel formulieren
• Vorab- und Hintergrundinformationen geben
• Positive Gesprächsatmosphäre herstellen
• Teilnehmer motivieren und aktivieren
• Auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen
• Verhindern, dass vom Thema abgewichen wird
• Zweifel- und Missverständnisse beseitigen
• Unklare Standpunkte verdeutlichen
• Für Kompromisse und Konsens bei Entscheidungen sorgen

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