Zeitdiebe in Besprechungen

Die Besprechung ist zu Ende und nur ein Teil der Themen ist besprochen. Die Zeit ist davon gelaufen oder hat sie vielleicht jemand gestohlen? Ja, auch in Besprechungen gibt es Diebe – Zeitdiebe.

Dies ist natürlich im übertragenen Sinne gemeint. Es sind Personen oder das Verhalten von Personen, das die wertvolle Besprechungszeit in Anspruch nimmt, ohne dass dadurch ein Ergebnis erzielt würde. Hartmut Laufer, Leiter des MENSOR Instituts für Managemententwicklung in Berlin, identifizierte die Selbstdarstellung von Besprechungsteilnehmern als einen der größten Zeitdiebe. Aus Videoaufzeichnungen hat er ermittelt, dass bis zu 80% der Besprechungszeit für die Selbstdarstellung der Teilnehmer verwendet wurden.

Hier ist eine Liste weiterer Zeitdiebe und wie Sie sich vor Ihnen schützen können:

  • Abgeschlossener Besprechungsraum: Vorbeugen: Schlüssel vor der Besprechung besorgen
  • Sitzgelegenheiten für alle Teilnehmer fehlen: Vorbeugen: Vor der Besprechung klären, ob der Raum genügend Sitzgelegenheiten hat.  
  • Teilnehmer finden den Raum nicht: Vorbeugen: Genaue Raumangabe mit Anfahrtsskizze in der Einladung.
  • Teilnehmer kommen zu spät. Gegenwehr: Besprechung pünktlich beginnen.
  • Medien funktionieren nicht. Vorbeugen: Medien vor der Besprechung prüfen und ggf. Austauschgeräte besorgen oder bereithalten.
  • Teilnehmer verhalten sich zurückhaltend, weil sie nicht wissen, um was es geht. Vorbeugen: Besprechungsziel in der Einladung benennen und Agenda versenden.
  • Themenabweichungen: Vorbeugen: Besprechungsregeln aufstellen. Gegenwehr: Teilnehmer auf das Thema hinweisen.
  • Weitschweifige Äußerungen der Teilnehmer. Vorbeugen: Agenda mit Zeitangaben für jeden Besprechungspunkt. Gegenwehr: Auf die zur Verfügung stehende Zeit hinweisen.
  • Unnötige Wiederholungen. Vorbeugen: Ergebnisse sichtbar protokollieren. Gegenwehr: Auf das bereits erarbeitete Ergebnis hinweisen.
  • Selbstdarstellungen der Teilnehmer. Gegenwehr: Bezug zum Thema einfordern.
  • Teilnehmer werden von anderen Teilnehmern unterbrochen. Vorbeugen: Besprechungsregeln, Teilnehmermeldungen einführen.
  • Angriffe von anderen Teilnehmern. Gegenwehr: Gründe des Konfliktes erfragen.
  • Nebengespräche. Gegenwehr: Behinderung durch die Nebengespräche ansprechen Teilnehmer machen andere Aufgaben. Gegenwehr: Teilnehmer direkt darauf ansprechen.
  • Zu große Zahl von Teilnehmer. Vorbeugen: Anzahl der Teilnehmer auf ein Minimum begrenzen.
  • Störende Handys: Vorbeugen: Abschalten der Handys vereinbaren. Teilnehmer sind überfordert. Vorbeugen: Gut strukturierte und vorbereitete Themenbearbeitung.
  • Unwichtige Einzelheiten werden lang und breit diskutiert. Gegenwehr: Ziel der Themenbearbeitung benennen und Diskussion auf den Kern fokussieren.
  • Teilnehmer sind zerstritten. Gegenwehr: Entscheidungsprozess systematisieren. Diskussion zieht sich in die Länge. Gegenwehr: Beschlussfassung einfordern.


								
				

			

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