Archive for Juni, 2009

Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Sonntag, Juni 28th, 2009

Virtuellen Teams und Arbeiten an verteilten Standorten sind Gründe dafür, warum Telefonkonferenzen immer beliebter werden. Jedoch nicht immer bei den Teilnehmer. Viele empfinden, dass Telefonkonferenzen nicht effektiv sind, eine hohe Konzentration erfordern und ermüden. Dies muss jedoch nicht so sein. Telefonkonferenzen sind dann besonders anstrengend, wenn Teilnehmer diese in einer lauten Umgebung führen, nebenbei andere Dinge erledigen und die Konferenz nicht von einem Moderator geleitet wird.
Eine Telefonkonferenz ersetzt kein Präsenzmeeting. Jedoch mit den folgenden Tipps, machen Sie Ihre Telefonkonferenzen für alle Beteiligten effektiv und weniger anstrengend:

Seien Sie bei einer Telefonkonferenz pünktlich: Wenn sich die Teilnehmer bereits kurz vor der vereinbarten Zeit einwählen,  haben sie Zeit noch einen kurzen Small Talk führen. So entwickelt sich zwischen den Teilnehmern eine lockere Gesprächsatmosphäre. Das ist ideal, um wenig später konstruktiv über die beruflichen Angelegenheiten zu sprechen.

Vermeiden Sie Störgeräusche: Es ist besonders wichtig, dass die Konferenz störungsfrei abgehalten werden kann, damit sich die Gesprächsteilnehmer auf das Gesagte konzentrieren können und nicht abgelenkt werden. Schalten Sie die Anklopf-Funktion bei Ihrem Telefon aus und nutzen Sie die Stummtaste am eigenen Telefon, falls es Hintergrundgeräusche gibt. Auf keinen Fall telefonieren Sie mit Ihrem Händy von einem fahrenden Auto, auf Bahnhöfen oder anderen lauten Plätzen.

Nutzen Sie das Festnetz: Die beste Qualität erreichen Sie, wenn Sie den Telefonhörer des Festnetzanschlusses nutzen. Testen Sie die Lautsprecherfunktion Ihres Festnetzanschlusses, bevor Sie diesen nutzen. Vor allem schalten Sie die Lautsprechfunktion nur dann ein, wenn in Ihrem Büro keine Störgeräusche sind.

Sagen Sie Ihren Namen: Nicht immer lässt sich eine Stimme einer Person zuordnen. Sagen Sie deshalb Ihren Namen vor Ihrem Redebeitrag, wenn Sie vermuten, dass die Teilnehmer ihre Stimme nicht kennen.

Lassen Sie sich gegenseitig ausreden: Dies ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit. Wenn mehrere Personen gleichzeitig reden, entsteht ein nicht verständliches Stimmengewirr. Durch Disziplin steigt einerseits die Qualität und andererseits wird die Telefonkonferenz dadurch weniger anstrengend.

Bearbeiten Sie Themen lösungsorientiert: Wichtig ist, dass alle Teilnehmer versuchen den jeweils anderen zu verstehen. Schuldzuweisungen, unfaire Kritik oder Konflikte sollte Sie vermeiden.

Schreiben Sie mit: Dies hat zwei Funktionen: Einerseits haben Sie so ein persönliches Protokoll und andererseits können Sie sich besser auf das gesprochene Wort konzentrieren.

Sprechen Sie klar und deutlich: Deutliches Sprechen erleichtert die Verständigung. Deutlich sprechen Sie dann, wenn Sei kurze Sätze bilden, Wort gut betonen und weder zu leise noch zu laut sprechen.

Bereiten Sie sich vor: Legen Sie sich alle Unterlagen für die Telefonkonferenz zu Recht. Notieren Sie sich, welche Fragen Sie haben und welche Informationen Sie weitergeben wollen. So können Sie Ihre Redebeiträge schon zu Beginn der Konferenz anmelden.

Bereiten Sie die Konferenz nach: Übernehmen Sie alle Aufgaben, die Sie übernommen haben in ihren persönlichen Aufgabenplan. Diesen sollten Sie dann auch mit dem Protokoll abgleichen, dass Sie von der Telefonkonferenz erhalten.

Keine Präsentation ohne Diskussion

Samstag, Juni 20th, 2009

Ich habe viele Präsentationen erlebt, die nie ein richtiges Ende fanden. Entweder die Zeit war zu knapp und der Referent brach seine Ausführungen mehr oder weniger ab. Oder – es war noch Zeit, aber keiner der Teilnehmer stelle eine wirklich sinnvolle Frage und die Diskussion plätschert dahin. Also was tun?

Der Einstieg in die Diskussion muss genau so geplant werden, wie die Präsentation selbst. Dazu können Sie die folgenden Möglichkeiten nutzen:
Formelle Eröffnung: Fordern Sie die Teilnehmer förmlich auf, Fragen zu stellen, Anmerkungen zu machen oder einen Diskussionsbeitrag zu leisten.

Offene Frage: Mit einer offen Frage laden Sie die Teilnehmer ein, Ihre Meinung zu äußern. Mit der Frage können Sie auch die Richtung der Diskussion bestimmen.

Provokante Frage: Mit einer provokanten Frage locken Sie die Teilnehmer zum Widerspruch heraus. Diesen können Sie wieder nutzen, um Ihre Argumente zu verdeutlichen. Abschlusschart: Visualisieren Sie auf dem Abschlusschart Ihre Aufforderung zur Diskussion.

Schweigen und ein fragender Blick in die Runde: Durch Schweigen fühlt sich jeder aufgefordert die Stille zu durchbrechen. Nutzen Sie diesen psychologischen Druck, um die Diskussion in Gang zu bringen.

Überzeugende Menschen überzeugen Menschen

Sonntag, Juni 7th, 2009

“Herr Anton hat aber einen großen Einfluss” so oder ähnlich äußern sich Menschen über andere Menschen, deren Fähigkeit Menschen zu beeinflussen sie bewundern. Dabei glauben sie daran, dass diese ein Naturtalent hätten. Die ist jedoch nur zum Teil richtig. Einfluss auf Menschen zu nehmen, dass kann man lernen.

Einfluss zu haben und auszuüben ist in Projekten eine wichtige Fähigkeit. Nur dann, wenn Sie als Projektleiter Einfluss auf Ihr Team und die Stakeholder haben, können Sie die Ziele des Projektes durchsetzen.

Hier sind einige Strategien, wie Sie Menschen gezielt beeinflussen können:

Vorteile betonen: Stellen Sie den Vorteil Ihrer Vorgehensweise oder Ihres Produktes in den Vordergrund, wie zum Beispiel in der folgenden Formulierung: “Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist…”

Vertrauen herstellen: Menschen glauben Ihnen mehr, wenn sie Ihnen Vertauen. Formulierungen mit denen Sie Vertrauen erzeugen können sind: “Meine Erfahrung ist…” oder Im letzen Projekt hat diese Vorgehensweise sehr gut funktioniert.”

Seinen Sie transparent in Ihren Aussagen: Sagen Sie, warum sie etwas vorschlagen oder fordern. Mit der folgenden Formulierung können Sie eine solche Aussage einleiten: “Meine Motivation ist…”

Benutzen Sie logische Argumente: Was logisch nachvollziehbar ist, ist glaubwürdig. “Die Zahlen belegen, dass…” Dies ist eine Formulierung, mit der Sie eine Behauptung nachvollziehbar machen.

Setzen Sie auf die Beziehung: Einfluss bekommen Sie nur, wenn Sie eine Beziehung zu Ihren Gegenüber haben. Gehen Sie deshalb wie in der folgenden Formulierung auf die Gefühle Ihres Gesprächspartners ein. “Ich verstehe Ihre Gefühle …”

Sprechen Sie Tatsachen klar aus: Je klarer Sie in Ihren Aussagen sind, desto nachhaltiger betonen Sie Ihren Standpunkt. Eine Formulierung hierfür ist: Für dieses Problem gibt es nur diese Lösung!”

Eröffnen Sie Perspektiven: Wenn es Ihnen gelingt, Menschen für eine Sache zu begeistern, haben Sie deren Einfluss gewonnen. Ein Mittel hierzu sind Visionen: “Meine Vision ist…”

Zeigen Sie Selbstbewusstsein: Menschen folgen gerne starken Menschen und Stärke zeigen Sie durch Selbstbewusstsein, wie durch die folgende Formulierung: “Ich habe nicht den geringsten Zweifel an…”

Seinen Sie optimistisch: Optimisten folgt man gerne. Sie geben Sicherheit und strahlen Erfolg aus. Drücken Sie Ihren Optimismus deutlich aus: “Ich bin absolut sicher, dass…”