Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Virtuellen Teams und Arbeiten an verteilten Standorten sind Gründe dafür, warum Telefonkonferenzen immer beliebter werden. Jedoch nicht immer bei den Teilnehmer. Viele empfinden, dass Telefonkonferenzen nicht effektiv sind, eine hohe Konzentration erfordern und ermüden. Dies muss jedoch nicht so sein. Telefonkonferenzen sind dann besonders anstrengend, wenn Teilnehmer diese in einer lauten Umgebung führen, nebenbei andere Dinge erledigen und die Konferenz nicht von einem Moderator geleitet wird.
Eine Telefonkonferenz ersetzt kein Präsenzmeeting. Jedoch mit den folgenden Tipps, machen Sie Ihre Telefonkonferenzen für alle Beteiligten effektiv und weniger anstrengend:

Seien Sie bei einer Telefonkonferenz pünktlich: Wenn sich die Teilnehmer bereits kurz vor der vereinbarten Zeit einwählen,  haben sie Zeit noch einen kurzen Small Talk führen. So entwickelt sich zwischen den Teilnehmern eine lockere Gesprächsatmosphäre. Das ist ideal, um wenig später konstruktiv über die beruflichen Angelegenheiten zu sprechen.

Vermeiden Sie Störgeräusche: Es ist besonders wichtig, dass die Konferenz störungsfrei abgehalten werden kann, damit sich die Gesprächsteilnehmer auf das Gesagte konzentrieren können und nicht abgelenkt werden. Schalten Sie die Anklopf-Funktion bei Ihrem Telefon aus und nutzen Sie die Stummtaste am eigenen Telefon, falls es Hintergrundgeräusche gibt. Auf keinen Fall telefonieren Sie mit Ihrem Händy von einem fahrenden Auto, auf Bahnhöfen oder anderen lauten Plätzen.

Nutzen Sie das Festnetz: Die beste Qualität erreichen Sie, wenn Sie den Telefonhörer des Festnetzanschlusses nutzen. Testen Sie die Lautsprecherfunktion Ihres Festnetzanschlusses, bevor Sie diesen nutzen. Vor allem schalten Sie die Lautsprechfunktion nur dann ein, wenn in Ihrem Büro keine Störgeräusche sind.

Sagen Sie Ihren Namen: Nicht immer lässt sich eine Stimme einer Person zuordnen. Sagen Sie deshalb Ihren Namen vor Ihrem Redebeitrag, wenn Sie vermuten, dass die Teilnehmer ihre Stimme nicht kennen.

Lassen Sie sich gegenseitig ausreden: Dies ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit. Wenn mehrere Personen gleichzeitig reden, entsteht ein nicht verständliches Stimmengewirr. Durch Disziplin steigt einerseits die Qualität und andererseits wird die Telefonkonferenz dadurch weniger anstrengend.

Bearbeiten Sie Themen lösungsorientiert: Wichtig ist, dass alle Teilnehmer versuchen den jeweils anderen zu verstehen. Schuldzuweisungen, unfaire Kritik oder Konflikte sollte Sie vermeiden.

Schreiben Sie mit: Dies hat zwei Funktionen: Einerseits haben Sie so ein persönliches Protokoll und andererseits können Sie sich besser auf das gesprochene Wort konzentrieren.

Sprechen Sie klar und deutlich: Deutliches Sprechen erleichtert die Verständigung. Deutlich sprechen Sie dann, wenn Sei kurze Sätze bilden, Wort gut betonen und weder zu leise noch zu laut sprechen.

Bereiten Sie sich vor: Legen Sie sich alle Unterlagen für die Telefonkonferenz zu Recht. Notieren Sie sich, welche Fragen Sie haben und welche Informationen Sie weitergeben wollen. So können Sie Ihre Redebeiträge schon zu Beginn der Konferenz anmelden.

Bereiten Sie die Konferenz nach: Übernehmen Sie alle Aufgaben, die Sie übernommen haben in ihren persönlichen Aufgabenplan. Diesen sollten Sie dann auch mit dem Protokoll abgleichen, dass Sie von der Telefonkonferenz erhalten.

3 Responses to “Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen”

  1. Tomas sagt:

    Hervorragende Tipps. Es ist so einfach und dennoch laufen aus dem einen oder anderen Grund wie oben genannt, die Telefonkonferenzen oft nicht optimal. Wichtig ist auch, dass möglichst nicht mehrere Personen auf „Freisprechen“ geschaltet haben, denn dann kann es zum Echo kommen.
    Ein MP3 Mitschnitt erspart nerviges Minutesschreiben. Gruss. Tomas

  2. Webserver sagt:

    Hallo, ich hätte mal eine Frage: Welche Software ist geeignet, um einen Telefonkonferenz Server mit verschiedene Konferenzräumen zu erstellen? Oder gibt es spezielle Webserver zum mieten?

  3. Heiko Schrader sagt:

    @Webserver: Ich nutze regelmäßig http://www.konferenzen.eu – dies ist ein webbasierter Telefonkonferenz-Anbieter. Dort kann man direkt auf der Startseite einen Konferenzraum erstellen und erhält eine Einwahlnummer welche eine normale deutsche Ortsnetznummer ist (z.B. auch per Flatrate erreichbar).

    Der obrige Tipp aus dem Artikel „Nutzen Sie das Festnetz“ ist absolut richtig, allerdings verwenden die meisten Anbieter eben leider teure 0180er Rufnummern. Von daher beim Festnetz immer auf eine Ortsnetz-Nummer achten. Dann stimmen nicht nur Qualität sondern auch die Kosten 😉

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