Archive for the ‘Meetings’ Category

Drei Wörter fangen die Stimmung ein

Sonntag, März 7th, 2010

Ob Sie in einem Präsenzmeeting sind oder an einer Telefonkonferenz teilnehmen, die folgende Situation kommt immer wieder vor. Die Gruppe diskutiert eine Fragestellung oder ein Problem und alle verlieren mehr und mehr den Überblick, was der Stand der Diskussion ist. Hier ist der Moderator gefragt. Aber was kann er tun, damit alle einen Überblick über die ausgetauschten Argumente bekommen. Mit einer ganz einfachen Aufforderung, kann er dies erreichen:

„Ich bitte jetzt jeden mit Drei Worten zu beschreiben, wo wir mit der Diskussion stehen!“ Jeder antwortet dann mit den Drei Worten, die ihm in den Sinn kommen. Nach einer solchen Runde entsteht schnell ein Stimmungsbild. Die muss natürlich dann interpretiert werden. Aber aus dem Stimmungsbild geht schnell hervor, ob die Gruppe der gleichen Meinung ist, große Unterschiede bestehen und was die wichtigsten Punkte sind.

Beispiel:

Wie haben jetzt 30 Minuten darüber diskutiert, ob wir die Konferenz durchführen sollen oder nicht. Ich bitte jetzt jeden drei Worte zu sagen, die seine Meinung zu diesem Thema ausdrücken.“

Otto: „Wichtig, teuer, aufwendig.“

Anna: „Wichtiger Mega Event“

Dirk: „Geschäftsleitung soll entscheiden“

Ina: „Zu kleines Budget“

Jörg: „Aufwendig aber wirksam“

Steffi: „Teuer aber notwendig“

Ende wird das Telefonat dann anstrengend und auch nicht verständlicher.

Machen Sie sich bemerkbar, wenn Sie nicht alles verstehen: Trotz exzellenter Mobilfunknetze ist der Empfang nicht an jedem Ort gleich gut. Störgeräusche und Unterbrechungen gehören beim Telefonieren mit dem Handy dazu. Verständigen Sic sich mit Ihrem Gesprächspartner auf das weitere Vorgehen, wenn Sie merken, dass die Verbindung schlechter wird. Wenn die Verbindung abreißt sollte der Anrufer die Wählen erneut übernehmen.

Telefonieren Sie im Auto nur mit Freisprechanlage: In Deutschland ist das Telefonieren mit dem Handy im Auto verboten, solange der Motor läuft. Deshalb telefonieren Sie nur mit einer Freisprechanlage aus dem Auto. Aber auch dann isst die Unfallgefahr noch groß. Beschränken Sie das telefonieren aus dem Auto auf unvermeidbare Fälle. Wenn Sie jemand anrufen, der mit dem Auto fährt, dann fassen Sie sich kurz oder bieten an, später anzurufen.

Besprechung wie in alten Zeiten?

Sonntag, Mai 17th, 2009

Die Besprechung beginnt mit einer förmlichen Eröffnung, die der Leiter zu einer ausgiebigen Selbstdarstellung nutzt. Dabei gibt er mehr oder weniger deutlich vor, welche Ergebnisse er erwartet. Angepasst Karrieristen stimmen ihm lebhaft zu und Bedenken werden lediglich indirekt formuliert. Die Besprechung endet dann mit den vom Besprechungsleiter vorgegebenen Beschlüssen oder notfalls mit mehr oder weniger fragwürdigen falschen Kompromissen.

Das war gestern. Heute sollten Besprechungen anders aussehen!

Sie sind nicht mehr Ausdruck einer Hierarchie, welche die Besprechungsteilnehmer lediglich als Statisten benötigt, sondern ein Arbeitsform, in der unterschiedliche Sichtweisen zur Lösung von Fragen, Problemen und zur Ideenfindung genutzt werden.

  • Eine neue effiziente Besprechungskultur erkennen Sie an den folgenden Merkmalen:
  • Der Besprechungsleiter gibt von der ersten Minute an die Besprechungsstruktur vor. Ergebnisse werden visualisiert.
  • Moderationstechniken werden genutzt, um die Teilnehmer zu aktivieren.
  • Kleingruppen werden gebildet, um Details zu besprechen.
  • Ein Feedback am Ende der Besprechung ist ein Muss.
  • Und wenn der Besprechungsleiter ein Mal zu stark vom Thema betroffen ist, übernimmt ein allparteiischer Moderator die Leitung.

Zeitdiebe in Besprechungen

Samstag, Mai 2nd, 2009

Die Besprechung ist zu Ende und nur ein Teil der Themen ist besprochen. Die Zeit ist davon gelaufen oder hat sie vielleicht jemand gestohlen? Ja, auch in Besprechungen gibt es Diebe – Zeitdiebe.

Dies ist natürlich im übertragenen Sinne gemeint. Es sind Personen oder das Verhalten von Personen, das die wertvolle Besprechungszeit in Anspruch nimmt, ohne dass dadurch ein Ergebnis erzielt würde. Hartmut Laufer, Leiter des MENSOR Instituts für Managemententwicklung in Berlin, identifizierte die Selbstdarstellung von Besprechungsteilnehmern als einen der größten Zeitdiebe. Aus Videoaufzeichnungen hat er ermittelt, dass bis zu 80% der Besprechungszeit für die Selbstdarstellung der Teilnehmer verwendet wurden.

Hier ist eine Liste weiterer Zeitdiebe und wie Sie sich vor Ihnen schützen können:

  • Abgeschlossener Besprechungsraum: Vorbeugen: Schlüssel vor der Besprechung besorgen
  • Sitzgelegenheiten für alle Teilnehmer fehlen: Vorbeugen: Vor der Besprechung klären, ob der Raum genügend Sitzgelegenheiten hat.  
  • Teilnehmer finden den Raum nicht: Vorbeugen: Genaue Raumangabe mit Anfahrtsskizze in der Einladung.
  • Teilnehmer kommen zu spät. Gegenwehr: Besprechung pünktlich beginnen.
  • Medien funktionieren nicht. Vorbeugen: Medien vor der Besprechung prüfen und ggf. Austauschgeräte besorgen oder bereithalten.
  • Teilnehmer verhalten sich zurückhaltend, weil sie nicht wissen, um was es geht. Vorbeugen: Besprechungsziel in der Einladung benennen und Agenda versenden.
  • Themenabweichungen: Vorbeugen: Besprechungsregeln aufstellen. Gegenwehr: Teilnehmer auf das Thema hinweisen.
  • Weitschweifige Äußerungen der Teilnehmer. Vorbeugen: Agenda mit Zeitangaben für jeden Besprechungspunkt. Gegenwehr: Auf die zur Verfügung stehende Zeit hinweisen.
  • Unnötige Wiederholungen. Vorbeugen: Ergebnisse sichtbar protokollieren. Gegenwehr: Auf das bereits erarbeitete Ergebnis hinweisen.
  • Selbstdarstellungen der Teilnehmer. Gegenwehr: Bezug zum Thema einfordern.
  • Teilnehmer werden von anderen Teilnehmern unterbrochen. Vorbeugen: Besprechungsregeln, Teilnehmermeldungen einführen.
  • Angriffe von anderen Teilnehmern. Gegenwehr: Gründe des Konfliktes erfragen.
  • Nebengespräche. Gegenwehr: Behinderung durch die Nebengespräche ansprechen Teilnehmer machen andere Aufgaben. Gegenwehr: Teilnehmer direkt darauf ansprechen.
  • Zu große Zahl von Teilnehmer. Vorbeugen: Anzahl der Teilnehmer auf ein Minimum begrenzen.
  • Störende Handys: Vorbeugen: Abschalten der Handys vereinbaren. Teilnehmer sind überfordert. Vorbeugen: Gut strukturierte und vorbereitete Themenbearbeitung.
  • Unwichtige Einzelheiten werden lang und breit diskutiert. Gegenwehr: Ziel der Themenbearbeitung benennen und Diskussion auf den Kern fokussieren.
  • Teilnehmer sind zerstritten. Gegenwehr: Entscheidungsprozess systematisieren. Diskussion zieht sich in die Länge. Gegenwehr: Beschlussfassung einfordern.

				

Flip-Chart: Nützlicher Helfer in jeder Besprechung

Sonntag, März 22nd, 2009

Flip ChartZum Standard eines guten Besprechungsraume gehört ein Flip-Chart. Meist steht es unbeachtet in der Ecke. Dabei würden viele Besprechungen viel effektiver verlaufen, wenn nicht nur geredet, sondern auch Fragestellungen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart visualisiert würden. Mich persönlich macht es immer schon unruhig, wenn nach einer halben Stunde nach Besprechungsbeginn das Flip-Chart immer noch leer ist. „Haben wir vergessen, etwas Wichtiges zu notieren“, frage ich mich dann. Jeder Teilnehmer nimmt von einem Meeting nur das mit, woran er sich erinnert.

Der Flip-Chart ist zu einem unverzichtbaren Medium für Besprechungsräume geworden. Dies liegt daran, dass er erstens leicht im Raum bewegt werden kann; zweitens können die einzelnen Charts sichtbar an Wände gehängt werden, womit sie für alle Teilnehmer sichtbar sind und dritten können die erstellten Charts aufgehoben und wieder verwendet werden.

Mit den folgenden Tipps setzen Sie das Flip Chart optimal bei einer Besprechung ein.

  • Prüfen Sie, ob genügend Papier auf dem Flip-Chart Ständer vorhanden ist.
  • Machen Sie sich mit der Mechanik vertraut, bevor Sie den Flip-Chart einsetzen.
  • Legen Sie geeignete Stifte für den Anschrieb bereit.
  • Verschließen sie die Stifte immer, damit sie nicht austrocknen.
  • Stellen sie den Flip-Chart im Raum so auf, dass er von allen Teilnehmern eingesehen werden kann.
  • Notieren Sie Fragen und Problemstellungen, die während einer Besprechung diskutiert werden auf das Flip Chart.
  • Halten Sie Besprechungsergebnisse fest. 
  • Strukturieren Sie die Inhalte auf dem Flip-Chart
  • Schreiben Sie so, dass alle Teilnehmer es gut lesen können.

Flip Charts können leicht fotografiert werden. Die Ergebnisse können so sofort nach der Besprechung jedem Teilnehmer mit einer E-Mail zugesandt werden.

Wissenswert: Wie oft haben Sie das Wort Flip-Chart schon gebracht. Vielleicht ohne zu wissen, was das Wort eigentlich bedeutet. Hier ist die Erklärung: Das Wort Flip-Chart ist ein Kunstwort. Es setzt sich aus den Teilen Flip, was soviel wie nach hinten umklappen bedeutet, und Chart, was eine Bezeichnung für Karte ist, zusammen. Die Flipchart wurde von John Henry Patterson, dem US-amerikanischen Vertriebspionier und Unternehmensgründer der NCR Corporation, erfunden. Es ist ist also ein Gestell, auf dem Papierbögen so aufgehängt werden, dass sie nach hinten umgeschlagen werden können. Die Papierbögen haben eine Größe von: 84,1 x 59,4 cm (DIN A1). Die beschriebenen Flip-Chart-Blätter werden als Flips oder Charts bezeichnet.

Mehr zum Flip-Chart finden Sie in der Wikipedia

Besprechungsleitung: Mehr als nur das Wort erteilen

Sonntag, März 15th, 2009

Wenn ein Lebewesen von einem anderen Planeten einen Besprechungsleiter beobachtet, dann würde er darüber folgendes berichten können.
„Der Besprechungsleiter ist eine Frau oder ein Mann, der die Besprechung eröffnet, den anderen im Raum sagt, wie sie sich verhalten sollen, ihnen das Wort erteilt, Verstöße gegen die Regeln ahndet, bei Abstimmungen die Stimmen zählt, das Protokoll schreibt und die Besprechung beendet.“

Wahrnehmbar sind die formalen Aufgaben in einer Besprechung. Sie sind notwendig und ohne sie würde eine Besprechung in einem vollkommenen Durcheinander enden. Was nicht bei zu wenig Besprechungen und Meetings geschieht. Jedoch der Leiter oder die Leiterin eines Meetings hat noch mehr zu tun, damit am Ende der Besprechung wirklich greif- und umsetzbare Ergebnisse vorhanden sind.

Und dies sind die Steuerungsaufgaben in einem Meeting:

  • Ausgangslage und Besprechungsziel formulieren
  • Vorab- und Hintergrundinformationen geben
  • Positive Gesprächsatmosphäre herstellen
  • Teilnehmer motivieren und aktivieren
  • Auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen
  • Verhindern, dass vom Thema abgewichen wird
  • Zweifel- und Missverständnisse beseitigen
  • Unklare Standpunkte verdeutlichen
  • Für Kompromisse und Konsens bei Entscheidungen sorgen

10 Regeln machen Meetings erfolgreich

Samstag, März 7th, 2009

MeetingGäbe es einen Zufriedenheitsindex für Arbeitssituationen, dann stünde die Unzufriedenheit mit Meetings an der obersten Stelle der Negativskala. Der sichtbarste Ausdruck der Unzufriedenheit ist, dass Mitarbeiter Meetings nicht ernst nehmen und einfach wegbleiben. Viel zu spät merken die Meisten, dass sich gegenseitig nicht gut informiert sind, nebeneinander vor sich hin arbeiten und ein gemeinsames Verständnis die Arbeit fehlt.

Genau dies ist aber die Aufgabe von Meetings: Ein gemeinsames Verständnis über das die Arbeit im Team oder der Abteilung herstellen, Probleme erkennen und von Allen getragene Lösungen finden.
Mit den folgenden 10 Meeting-Regeln machen Sie ihre Arbeit effektiv:

  1. Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Team zu besprechen.
  2. Jeder ist dafür verantwortlich, dass die unsere Regeln für das Meeting eingehalten werden.
  3. Für Verstöße gegen die Regeln haben wir folgendes festgelegt: (Hier legt jedes Team Maßnahmen fest, was passiert, wenn die Regeln verletzt werden)
  4. Meetings werden im Kalender eingetragen und haben gegenüber anderen Terminen Priorität.
  5. Jeder bereitet sich auf das Meeting vor und kommt pünktlich. Wer nicht kommen kann, entschuldigt sich.
  6. Jeder hört zu, wenn andere sprechen und lässt diese ausreden.
  7. Die Wortbeiträge sind kurz und bringen den Sachverhalt auf den Punkt.
  8. Wir nutzen Beamer, Pinnwand und Flip-Chart, um Sachverhalte zu verdeutlichen.
  9. Wir gegeben uns gegenseitig Feedback.
  10. Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen bei der Arbeit zu besprechen.