Archive for the ‘Telefonieren’ Category

Mit dem Handy telefonieren – aber richtig!

Sonntag, Juli 5th, 2009

Handys haben die Welt verändert. Aber auch die Art und Weise wie wir richtig telefonieren. Vieles ist beim Handy anders als beim Festnetzanschluss. Nicht nur das wir immer und überall erreichbar sind und von jedem Ort aus telefonieren: Sei es vom ruhigen Büro bis zu einem belebten Platz. Damit das Telefonat mit dem Handy keine Quälerei für Ihr Gegenüber am anderen Ende der Leitung oder für die Mithörer in Umgebung wird, sollten sie einige Regeln beachten.

Und hier sind die wichtigsten davon:

Schalten Sie die Tastaturtöne aus, wenn Sie nicht alleine sind: Tastaturtöne sind eine Hilfe. Denn so bekommen Sie mit, dass auch jeder Tastendruck vom Telefon registriert wird. Jedoch für die Menschen in ihrer Umgebung ist jedoch nur ein störendes Gepiepse.

Sprechen Sie in angemessener Lautstärke: Wenn sie nicht gerade aus dem eigenen ruhigen Büro telefonieren, dann ist der Geräuschpegel in Ihrer Umgebung in der Regel sehr laut. Das führt dazu, dass auch Sie laut sprechen. Für das Gegenüber am anderen Ende wird das Telefonat dann anstrengend und auch nicht verständlicher.

Machen Sie sich bemerkbar, wenn Sie nicht alles verstehen: Trotz exzellenter Mobilfunknetze ist der Empfang nicht an jedem Ort gleich gut. Störgeräusche und Unterbrechungen gehören beim Telefonieren mit dem Handy dazu. Verständigen Sic sich mit Ihrem Gesprächspartner auf das weitere Vorgehen, wenn Sie merken, dass die Verbindung schlechter wird. Wenn die Verbindung abreißt sollte der Anrufer die Wählen erneut übernehmen.

Telefonieren Sie im Auto nur mit Freisprechanlage: In Deutschland ist das Telefonieren mit dem Handy im Auto verboten, solange der Motor läuft. Deshalb telefonieren Sie nur mit einer Freisprechanlage aus dem Auto. Aber auch dann isst die Unfallgefahr noch groß. Beschränken Sie das telefonieren aus dem Auto auf unvermeidbare Fälle. Wenn Sie jemand anrufen, der mit dem Auto fährt, dann fassen Sie sich kurz oder bieten an, später anzurufen.

Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Sonntag, Juni 28th, 2009

Virtuellen Teams und Arbeiten an verteilten Standorten sind Gründe dafür, warum Telefonkonferenzen immer beliebter werden. Jedoch nicht immer bei den Teilnehmer. Viele empfinden, dass Telefonkonferenzen nicht effektiv sind, eine hohe Konzentration erfordern und ermüden. Dies muss jedoch nicht so sein. Telefonkonferenzen sind dann besonders anstrengend, wenn Teilnehmer diese in einer lauten Umgebung führen, nebenbei andere Dinge erledigen und die Konferenz nicht von einem Moderator geleitet wird.
Eine Telefonkonferenz ersetzt kein Präsenzmeeting. Jedoch mit den folgenden Tipps, machen Sie Ihre Telefonkonferenzen für alle Beteiligten effektiv und weniger anstrengend:

Seien Sie bei einer Telefonkonferenz pünktlich: Wenn sich die Teilnehmer bereits kurz vor der vereinbarten Zeit einwählen,  haben sie Zeit noch einen kurzen Small Talk führen. So entwickelt sich zwischen den Teilnehmern eine lockere Gesprächsatmosphäre. Das ist ideal, um wenig später konstruktiv über die beruflichen Angelegenheiten zu sprechen.

Vermeiden Sie Störgeräusche: Es ist besonders wichtig, dass die Konferenz störungsfrei abgehalten werden kann, damit sich die Gesprächsteilnehmer auf das Gesagte konzentrieren können und nicht abgelenkt werden. Schalten Sie die Anklopf-Funktion bei Ihrem Telefon aus und nutzen Sie die Stummtaste am eigenen Telefon, falls es Hintergrundgeräusche gibt. Auf keinen Fall telefonieren Sie mit Ihrem Händy von einem fahrenden Auto, auf Bahnhöfen oder anderen lauten Plätzen.

Nutzen Sie das Festnetz: Die beste Qualität erreichen Sie, wenn Sie den Telefonhörer des Festnetzanschlusses nutzen. Testen Sie die Lautsprecherfunktion Ihres Festnetzanschlusses, bevor Sie diesen nutzen. Vor allem schalten Sie die Lautsprechfunktion nur dann ein, wenn in Ihrem Büro keine Störgeräusche sind.

Sagen Sie Ihren Namen: Nicht immer lässt sich eine Stimme einer Person zuordnen. Sagen Sie deshalb Ihren Namen vor Ihrem Redebeitrag, wenn Sie vermuten, dass die Teilnehmer ihre Stimme nicht kennen.

Lassen Sie sich gegenseitig ausreden: Dies ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit. Wenn mehrere Personen gleichzeitig reden, entsteht ein nicht verständliches Stimmengewirr. Durch Disziplin steigt einerseits die Qualität und andererseits wird die Telefonkonferenz dadurch weniger anstrengend.

Bearbeiten Sie Themen lösungsorientiert: Wichtig ist, dass alle Teilnehmer versuchen den jeweils anderen zu verstehen. Schuldzuweisungen, unfaire Kritik oder Konflikte sollte Sie vermeiden.

Schreiben Sie mit: Dies hat zwei Funktionen: Einerseits haben Sie so ein persönliches Protokoll und andererseits können Sie sich besser auf das gesprochene Wort konzentrieren.

Sprechen Sie klar und deutlich: Deutliches Sprechen erleichtert die Verständigung. Deutlich sprechen Sie dann, wenn Sei kurze Sätze bilden, Wort gut betonen und weder zu leise noch zu laut sprechen.

Bereiten Sie sich vor: Legen Sie sich alle Unterlagen für die Telefonkonferenz zu Recht. Notieren Sie sich, welche Fragen Sie haben und welche Informationen Sie weitergeben wollen. So können Sie Ihre Redebeiträge schon zu Beginn der Konferenz anmelden.

Bereiten Sie die Konferenz nach: Übernehmen Sie alle Aufgaben, die Sie übernommen haben in ihren persönlichen Aufgabenplan. Diesen sollten Sie dann auch mit dem Protokoll abgleichen, dass Sie von der Telefonkonferenz erhalten.

Telefonieren: Auf den Ton kommt es an

Sonntag, März 1st, 2009

Telefonierender MannDer Ton macht die Musik sagt man. Dies gilt vor allem, wenn Sie telefonieren. Erst in einem Telefongespräch merkt man, wie viele Informationen wir in einem Gespräch visuell übermittel. Köperhaltung, Mimik und Gestik unterstützen das, was wir sagen und sorgen dafür, dass wir selbst bei unklaren Formulierungen verstanden werden. In einem Telefongespräch leistet all das unsere Stimme. Je mehr Sie diese beim Telefonieren bewusst einsetzen, um so besser versteht Sie Ihr Gesprächspartner.

Die Folgenden Faktoren bestimmen, wie gut Sie Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung versteht:

Artikulation:Artikulation bedeutet Lautbildung und heißt sogar wörtlich aus dem Lateinischen übersetzt deutlich sprechen. Verständlich wird die Sprache, wenn Sie jeden einzelnen Laut bewusst formen. Schädlich dagegen ist das Weglassen von einzelnen Silben oder Lauten.
Tipp:Sie trainieren Ihre Artikulation, indem Sie sich einen Korken zwischen die Zähne klemmen und einen Text so deutlich und genau wie möglich zu lesen.

Sprechtempo:Hektisches und schnelles Sprechen erschwert es Ihren Zuhören zu folgen und zu langsames Sprechen erweck den Eindruck, dass Sie ihren Gesprächspartner für begriffsstutzig halten. Streben Sie deshalb eine mittlere Sprechgeschwindigkeit an.
Tipp:Eine gute Sprechgeschwindigkeit erreichen Sie, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was sie gerade sagen.

Lautstärke:Bei Telefonieren haben wir kein Gefühl dafür, wie laut unsere Stimme beim Gegenüber ankommt. Hier bestimmt die Telefonanlage und die Umgebungsgeräusche die Lautstärke mit. Bei einer schlechten Leitung oder lauten Umgebungsgeräuschen neigen wir zum lauten Sprechen. Eine Stimme die jedoch laut aus dem Hörer schallt wirkt unangenehm. Wenn jedoch unser Gesprächspartner sehr laut spricht, dann neigen wir dazu leise zu sprechen. Dann wirkt unsere Stimme schüchtern und unsicher.
Tipp:Verändern Sie den Abstand zum Mikrofon, um die Lautstärke ihrer Stimme zu beeinflussen.

Stimmlage:Wenn wir aufgeregt sind, wird die natürliche Klangfarbe in Richtung der hohen Töne verschoben. Die Wirkung ist jedoch: Ihre Stimme suggeriert Naivität, Unterlegenheit und Dienstfertigkeit.
Tipp:Wenn Sie merken, dass Sie mit einer hohen Stimme sprechen, dann machen Sie eine kurze Sprechpause, konzentrieren sich auf Ihr Ausatmen und senken das Kinn in Richtung Ihres Brustkorbs. Auf diese Weise verringern Sie Ihre Aufregung und Ihre Stimmlage wird wieder tiefer.

Modulation:Sprachmelodie, Sprachrhythmus und Betonung bestimmen, wie gerne Ihnen Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung zuhört.
Tipp:

  • Gewöhnen Sie sich an Ihre Stimme am Ende des Satzes zu senken. So vermitteln Sie Sicherheit und Selbstbewusstsein.
  • Heben Sie Wichtiges hervor, indem Sie es betonen.
  • Machen Sie Sprechpausen

Ausdrucksweise:Am Telefon muss Sie Ihr Gesprächspartner sofort verstehen. Er kann Ihre Wortbeitrag nicht nochmals nachlesen und sich vergessene Wörter ins Gedächtnis rufen. Drücken Sie sich deshalb kurz und einfach aus.
Tipp:
Vermeiden Sie:

  • Schachtelsätze
  • Komplizierte Satzkonstruktionen
  • Lange Aufzählungen
  • Fremd- und Fachwörter
  • Abstrakte Begriffe