Flip-Chart: Nützlicher Helfer in jeder Besprechung

März 22nd, 2009

Flip ChartZum Standard eines guten Besprechungsraume gehört ein Flip-Chart. Meist steht es unbeachtet in der Ecke. Dabei würden viele Besprechungen viel effektiver verlaufen, wenn nicht nur geredet, sondern auch Fragestellungen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart visualisiert würden. Mich persönlich macht es immer schon unruhig, wenn nach einer halben Stunde nach Besprechungsbeginn das Flip-Chart immer noch leer ist. „Haben wir vergessen, etwas Wichtiges zu notieren“, frage ich mich dann. Jeder Teilnehmer nimmt von einem Meeting nur das mit, woran er sich erinnert.

Der Flip-Chart ist zu einem unverzichtbaren Medium für Besprechungsräume geworden. Dies liegt daran, dass er erstens leicht im Raum bewegt werden kann; zweitens können die einzelnen Charts sichtbar an Wände gehängt werden, womit sie für alle Teilnehmer sichtbar sind und dritten können die erstellten Charts aufgehoben und wieder verwendet werden.

Mit den folgenden Tipps setzen Sie das Flip Chart optimal bei einer Besprechung ein.

  • Prüfen Sie, ob genügend Papier auf dem Flip-Chart Ständer vorhanden ist.
  • Machen Sie sich mit der Mechanik vertraut, bevor Sie den Flip-Chart einsetzen.
  • Legen Sie geeignete Stifte für den Anschrieb bereit.
  • Verschließen sie die Stifte immer, damit sie nicht austrocknen.
  • Stellen sie den Flip-Chart im Raum so auf, dass er von allen Teilnehmern eingesehen werden kann.
  • Notieren Sie Fragen und Problemstellungen, die während einer Besprechung diskutiert werden auf das Flip Chart.
  • Halten Sie Besprechungsergebnisse fest. 
  • Strukturieren Sie die Inhalte auf dem Flip-Chart
  • Schreiben Sie so, dass alle Teilnehmer es gut lesen können.

Flip Charts können leicht fotografiert werden. Die Ergebnisse können so sofort nach der Besprechung jedem Teilnehmer mit einer E-Mail zugesandt werden.

Wissenswert: Wie oft haben Sie das Wort Flip-Chart schon gebracht. Vielleicht ohne zu wissen, was das Wort eigentlich bedeutet. Hier ist die Erklärung: Das Wort Flip-Chart ist ein Kunstwort. Es setzt sich aus den Teilen Flip, was soviel wie nach hinten umklappen bedeutet, und Chart, was eine Bezeichnung für Karte ist, zusammen. Die Flipchart wurde von John Henry Patterson, dem US-amerikanischen Vertriebspionier und Unternehmensgründer der NCR Corporation, erfunden. Es ist ist also ein Gestell, auf dem Papierbögen so aufgehängt werden, dass sie nach hinten umgeschlagen werden können. Die Papierbögen haben eine Größe von: 84,1 x 59,4 cm (DIN A1). Die beschriebenen Flip-Chart-Blätter werden als Flips oder Charts bezeichnet.

Mehr zum Flip-Chart finden Sie in der Wikipedia

Besprechungsleitung: Mehr als nur das Wort erteilen

März 15th, 2009

Wenn ein Lebewesen von einem anderen Planeten einen Besprechungsleiter beobachtet, dann würde er darüber folgendes berichten können.
„Der Besprechungsleiter ist eine Frau oder ein Mann, der die Besprechung eröffnet, den anderen im Raum sagt, wie sie sich verhalten sollen, ihnen das Wort erteilt, Verstöße gegen die Regeln ahndet, bei Abstimmungen die Stimmen zählt, das Protokoll schreibt und die Besprechung beendet.“

Wahrnehmbar sind die formalen Aufgaben in einer Besprechung. Sie sind notwendig und ohne sie würde eine Besprechung in einem vollkommenen Durcheinander enden. Was nicht bei zu wenig Besprechungen und Meetings geschieht. Jedoch der Leiter oder die Leiterin eines Meetings hat noch mehr zu tun, damit am Ende der Besprechung wirklich greif- und umsetzbare Ergebnisse vorhanden sind.

Und dies sind die Steuerungsaufgaben in einem Meeting:

  • Ausgangslage und Besprechungsziel formulieren
  • Vorab- und Hintergrundinformationen geben
  • Positive Gesprächsatmosphäre herstellen
  • Teilnehmer motivieren und aktivieren
  • Auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen
  • Verhindern, dass vom Thema abgewichen wird
  • Zweifel- und Missverständnisse beseitigen
  • Unklare Standpunkte verdeutlichen
  • Für Kompromisse und Konsens bei Entscheidungen sorgen

10 Regeln machen Meetings erfolgreich

März 7th, 2009

MeetingGäbe es einen Zufriedenheitsindex für Arbeitssituationen, dann stünde die Unzufriedenheit mit Meetings an der obersten Stelle der Negativskala. Der sichtbarste Ausdruck der Unzufriedenheit ist, dass Mitarbeiter Meetings nicht ernst nehmen und einfach wegbleiben. Viel zu spät merken die Meisten, dass sich gegenseitig nicht gut informiert sind, nebeneinander vor sich hin arbeiten und ein gemeinsames Verständnis die Arbeit fehlt.

Genau dies ist aber die Aufgabe von Meetings: Ein gemeinsames Verständnis über das die Arbeit im Team oder der Abteilung herstellen, Probleme erkennen und von Allen getragene Lösungen finden.
Mit den folgenden 10 Meeting-Regeln machen Sie ihre Arbeit effektiv:

  1. Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen im Team zu besprechen.
  2. Jeder ist dafür verantwortlich, dass die unsere Regeln für das Meeting eingehalten werden.
  3. Für Verstöße gegen die Regeln haben wir folgendes festgelegt: (Hier legt jedes Team Maßnahmen fest, was passiert, wenn die Regeln verletzt werden)
  4. Meetings werden im Kalender eingetragen und haben gegenüber anderen Terminen Priorität.
  5. Jeder bereitet sich auf das Meeting vor und kommt pünktlich. Wer nicht kommen kann, entschuldigt sich.
  6. Jeder hört zu, wenn andere sprechen und lässt diese ausreden.
  7. Die Wortbeiträge sind kurz und bringen den Sachverhalt auf den Punkt.
  8. Wir nutzen Beamer, Pinnwand und Flip-Chart, um Sachverhalte zu verdeutlichen.
  9. Wir gegeben uns gegenseitig Feedback.
  10. Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, offen und transparent die Probleme und Themen bei der Arbeit zu besprechen.

Telefonieren: Auf den Ton kommt es an

März 1st, 2009

Telefonierender MannDer Ton macht die Musik sagt man. Dies gilt vor allem, wenn Sie telefonieren. Erst in einem Telefongespräch merkt man, wie viele Informationen wir in einem Gespräch visuell übermittel. Köperhaltung, Mimik und Gestik unterstützen das, was wir sagen und sorgen dafür, dass wir selbst bei unklaren Formulierungen verstanden werden. In einem Telefongespräch leistet all das unsere Stimme. Je mehr Sie diese beim Telefonieren bewusst einsetzen, um so besser versteht Sie Ihr Gesprächspartner.

Die Folgenden Faktoren bestimmen, wie gut Sie Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung versteht:

Artikulation:Artikulation bedeutet Lautbildung und heißt sogar wörtlich aus dem Lateinischen übersetzt deutlich sprechen. Verständlich wird die Sprache, wenn Sie jeden einzelnen Laut bewusst formen. Schädlich dagegen ist das Weglassen von einzelnen Silben oder Lauten.
Tipp:Sie trainieren Ihre Artikulation, indem Sie sich einen Korken zwischen die Zähne klemmen und einen Text so deutlich und genau wie möglich zu lesen.

Sprechtempo:Hektisches und schnelles Sprechen erschwert es Ihren Zuhören zu folgen und zu langsames Sprechen erweck den Eindruck, dass Sie ihren Gesprächspartner für begriffsstutzig halten. Streben Sie deshalb eine mittlere Sprechgeschwindigkeit an.
Tipp:Eine gute Sprechgeschwindigkeit erreichen Sie, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was sie gerade sagen.

Lautstärke:Bei Telefonieren haben wir kein Gefühl dafür, wie laut unsere Stimme beim Gegenüber ankommt. Hier bestimmt die Telefonanlage und die Umgebungsgeräusche die Lautstärke mit. Bei einer schlechten Leitung oder lauten Umgebungsgeräuschen neigen wir zum lauten Sprechen. Eine Stimme die jedoch laut aus dem Hörer schallt wirkt unangenehm. Wenn jedoch unser Gesprächspartner sehr laut spricht, dann neigen wir dazu leise zu sprechen. Dann wirkt unsere Stimme schüchtern und unsicher.
Tipp:Verändern Sie den Abstand zum Mikrofon, um die Lautstärke ihrer Stimme zu beeinflussen.

Stimmlage:Wenn wir aufgeregt sind, wird die natürliche Klangfarbe in Richtung der hohen Töne verschoben. Die Wirkung ist jedoch: Ihre Stimme suggeriert Naivität, Unterlegenheit und Dienstfertigkeit.
Tipp:Wenn Sie merken, dass Sie mit einer hohen Stimme sprechen, dann machen Sie eine kurze Sprechpause, konzentrieren sich auf Ihr Ausatmen und senken das Kinn in Richtung Ihres Brustkorbs. Auf diese Weise verringern Sie Ihre Aufregung und Ihre Stimmlage wird wieder tiefer.

Modulation:Sprachmelodie, Sprachrhythmus und Betonung bestimmen, wie gerne Ihnen Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung zuhört.
Tipp:

  • Gewöhnen Sie sich an Ihre Stimme am Ende des Satzes zu senken. So vermitteln Sie Sicherheit und Selbstbewusstsein.
  • Heben Sie Wichtiges hervor, indem Sie es betonen.
  • Machen Sie Sprechpausen

Ausdrucksweise:Am Telefon muss Sie Ihr Gesprächspartner sofort verstehen. Er kann Ihre Wortbeitrag nicht nochmals nachlesen und sich vergessene Wörter ins Gedächtnis rufen. Drücken Sie sich deshalb kurz und einfach aus.
Tipp:
Vermeiden Sie:

  • Schachtelsätze
  • Komplizierte Satzkonstruktionen
  • Lange Aufzählungen
  • Fremd- und Fachwörter
  • Abstrakte Begriffe

Der Körper sagt, was Sie denken

Februar 21st, 2009

KörperspracheWir reden nicht nur mit dem Mund, sondern mit dem ganzen Körper. Durch ein freundliches Gesicht können wir auf eine einfache Weise sympathisch wirken. Körpersprache schafft Beziehungen, ohne dass wir ein Wort reden. Mit wenigen köpersprachlichen Signalen erreichen Sie es, dass Ihr Gesprächspartner Sie als nette, sympathische und angenehme Person wahrnimmt.

Und dies sind die Signale auf die es dabei ankommt:

Machen Sie ein freundliches Gesicht.
Damit sagen Sie: „In Ihrer Nähe fühle ich mich wohl.“
Blicken Sie bestimmt, aber freundlich:
Damit sagen Sie: „Ich kenne meine Ziele und weiß, was ich will.“
Öffnen Sie Ihren Mund leicht.
Damit sagen Sie: „Ich antworte Ihnen gerne.“ antworten.
Öffnen sie die Augen:
Damit sagen Sie: „Ich habe Interesse an Ihnen und an dem was Sie sagen.“.
Blicken Sie nach oben.
Damit sagen Sie: „Ich bin optimistisch.“
Öffnen Sie die Hände leicht.
Damit sagen Sie: Ich bin gelöst und offen für das, was Sie sagen.“.
Sprechen Sie gestenreich.
Damit sagen Sie: „Ich möchte Sie einbeziehen.“

Pacing – Die Brücke zum Gesprächspartner

Februar 13th, 2009

Manchmal kommt ein Gespräch einfach nicht in Gang. Der Eine sagt etwas, der Andere etwas anderes. Es sieht so aus als reden beide nebeneinander her. Das Ergebnis solcher Gespräche ist meist, dass es keines gibt. Die Gesprächpartner gehen so auseinander, als hätten Sie gar nicht miteinander geredet.

Kennen Sie diese Situation aus Ihren Gesprächen mit Kunden, Mitarbeiter oder sogar mit ihrem Auftraggeber. Pacing, oder Spiegeln ist eine Methode, mit der Sie das Gespräch so beeinflussen können, dass Sie mit Ihrem Gesprächspartner in eine gleiche Gangart kommen.

Treten Menschen miteinander in Kontakt, passt sich in der Regel meist unbewusst ihre verbale und nonverbale Kommunikation einander an.
Dies äußert sich so:
Auf der verbalen Ebene äußert verwenden beide ähnliche Worte und Redewendungen, haben die gleiche Sprechgeschwindigkeit und Tonlage und reden in einer angepassten Sprachlautstärke und -rhythmik.

Nonverbal zeigt sich der gegenseitige Kontakt darin, dass Gestik und Mimik einander angepasst sind. Z.B. wird die Bein- und Armhaltung gespiegelt, gleiche Bewegungsabläufe ausgeführt und die Atemfrequenz und -rhythmik angeglichen. Der Verhaltensforscher Desmond Morris beschreibt diese Verhalten treffend mit dem Begriff Haltungsecho.
Sind Menschen miteinander in Kontakt dann bewerten Sie sich tendenziell positiv und neigen dazu sich zu vertrauen und das nehmen das Gesagte weniger auf.

Sie kommen besser mit ihrem Gesprächpartner in Kontakt, wenn Sie sich verbal und nonverbal seinem Gesprächsverhalten anpassen.

Beim verbalen Spiegeln versuchen Sie:

  • Die gleichen Worte zu verwenden
  • In der gleichen Lautstärke zu sprechen
  • Eine ähnliche Tonlage zu wählen und
  • So schnell zu sprechen wie der Gesprächpartner.

Bein nonverbalen Spiegeln ahmen wir die Körperhaltung unseres Gesprächpartners nach ohne sie nachzuäffen. Das heißt: Die Bewegungen führen wir nicht übertrieben aus – das ist Nachäffen – sondern untertrieben, eher nur angedeutet.

  • Lehnt sich der Gesprächspartner zurück – machen wir auch eine leichte Rückwärtsbewegung
  • Richtet sich auf und kommt näher – näher wir uns auch ein kleines Stück an
  • Trinkt er Kaffee oder Wasser – dann trinken wir auch einen kleinen Schluck.

Probieren Sie es aus. Es ist ganz einfach.

Mehr zum Begriff Pacing finden Sie in der Wikipedia.

Formulieren Sie positiv!

Februar 7th, 2009

„Das geht nicht.“ Wie oft haben Sie diesen Satz schon gehört – oder vielleicht gesagt. Aber was nutzt diese Aussage: Nichts. Denn der Frager steht dumm da, und fragen Sich warum er überhaupt gefragt hat. Ihm bleibt nicht anderes übrig als „Danke“ zu sagen und zu gehen. Und wenn es ein Kunde ist, wird er nie wieder kommen.

Negative Formulierungen sind schlecht, weil sie sagen was nicht geht und offen lassen was geht. Hilfreich sind positive Aussagen, denn sie teilen mit was geht. Formulieren Sie Aussagen positiv. Richten Sie so das Interesse Ihres Gesprächspartners auf ein Ziel. So formulieren Sie für Ihren Gesprächspartner ein vorstellbares oder gar wünschenswertes Verhalten.
 

Und so formulieren Sie negative Aussagen um:

  • „Herr Mayer ist nicht da.“ Besser: „Herr Mayer kommt gleich zurück. Er wird Sie dann anrufen.“
  • „Dafür bin ich nicht zuständig.“ Besser: „Mein Kollege ist dafür zuständig. Sie finden Ihn in Zimmer 11.“
  • „Ohne Vorauszahlung, kann ich Ihnen die Ware nicht geben. Besser: „Wenn Sie mir eine Vorauszahlung geben, kann ich Ihnen die Ware sofort liefern.“
  • „Davon ist mir nicht bekannt.“ Besser: „Dazu möchte ich erst gern informieren, bevor ich etwas dazu sagen kann.“
  • „Heute geht das auf keinen Fall.“ Besser: „Möchten Sie gleich Morgen einen Termin vereinbaren.“
  • „Kein Geld – keine Ware.“ Besser: „Sie haben drei Möglichkeiten die Ware zu bezahlen: Bar, mit Schick oder mit Kreditkarte.“
  • „Zu diesem Preis können wir Ihnen das nicht machen.“ Besser: „Für diesen Preis können Ihnen folgende Leistungen anbieten.“
  • „Ich kann Sie leider nicht verbinden. Herr Mayer ist in einer Besprechung.“ Besser: „Die Besprechung von Herrn Mayer ist in einer Stunde zu Ende. Dann können Sie Ihn sprechen.“
  • „Ich bin der Neue und kenne mich noch nicht aus.“ Besser: „Bevor ich Ihnen eine Auskunft geben möchte ich mich noch mit einem Kollegen besprechen.“
  • „Ich kann Ihnen nicht helfen. Die EDV streickt.“ Besser: „Ich notiere mir Ihr Anliegen. Sobald mein Rechner läuft, werde ich die Sache erledigen.“
  • „Wir können Ihre Bestellung nicht bearbeiten. „Durch Urlaub und Krankheitsausfall geht hier gar nichts mehr.“ Besser. „Wir werden Ihre Bestellung so schnell wie möglich bearbeiten. Wenn nächste Woche wieder alle Kollegen an Board sind, werden wir die Ware sofort versenden.“

Soft Skills im Job

Januar 31st, 2009

Vor zwei Jahren startete ich meinen ersten Blog: „Soft Skills im Projektmanagement“. Aber Soft Skills werden nicht nur im Projektmanagement gebraucht. Soft Skills brauchen Ingenieure, IT-Fachleute, Mitarbeiter in Service und Vertrieb und viele mehr. Soft Skills sind die Fähigkeiten, die exzellente Fachleute erfolgreich machen. Das ist die Idee dieses Blogs: Tipps für die Entwicklung Ihrer Soft Skills zu geben, damit Sie erfolgreicher werden. Ihre Soft Skills zeigen Sie dort, wo Sie etwas tun. Und dazu haben Sie täglich eine fast unerschöpfliche Fülle von Gelegenheiten: Sie holen Informationen ein, besprechen Probleme mit Kollegen und handeln Interessen aus. Sie reden im persönlichen Gespräch und am Telefon. Sie arbeiten mit anderen Menschen zusammen: In einem Projektteam, in einer Arbeitsgruppe und in Workshops. Last but not least müssen Sie andere Menschen gewinnen, wenn Sie Ergebnisse präsentieren, Kunden überzeugen und diejenigen gewinnen, die Ihre Arbeitsergebnisse nutzen.

Dieser Blog hat drei große Themenblöcke:

Mit anderen Reden: Professionelle kommunizieren Sie, wenn Sie es nicht dem Zufall überlassen, welches Ergebnis dabei herauskommt. Sie wissen, worauf es in der jeweiligen Gesprächssituation ankommt und stellen, darauf ein und handeln so, wie es der Situation angemessen ist.

Im Team arbeiten: Als Teamleiter oder Moderator von Gruppenprozessen sind Sie erfolgreich, wenn Sie den Arbeitsprozess auf der sachlichen und emotionalen Ebene steuern können. Dazu gibt es Arbeitstechniken. Sie zu kennen und anzuwenden, ist der Erfolgsfaktor für die Leitung von Teams, Arbeitsgruppen und Workshops.

Andere gewinnen: Sie als der Schöpfer oder Experte eines Fachgebietes müssen Ihre Ergebnisse „verkaufen“. Dabei geht es nicht darum, diese marktschreierisch anzupreisen, sondern darum, die Argumente zu finden, die Ihre Zielgruppe überzeugen.